Nejčastějším problémem při optimalizaci procesů je, že řádoví zaměstnanci podniků, nedisponují znalostmi základních metod analýzy. Pracovníci tak nejsou schopni měřit výstupy své práce a pracovat s nimi na denní bázi.
Ideálním řešením pro úspěšnou optimalizaci je aktivní zapojení pracovníku do procesu optimalizace. Tak se naučí detailně analyzovat problém, definovat priority a navrhnout řešení problémů.
Pro potřeby podniku musíme proces optimalizace popsat, zjednodušit a standardizovat. Dále pak vybavit pracovníky znalostmi nástrojů analýzy a naučit je jak je mají správně aplikovat v praxi.
Dalším nejčastějším problémem při optimalizaci procesů je čas. ,,Přestože všichni mají cíle a měli by optimalizovat své procesy pro jejich dosažení, jen velmi málo z nás si na optimalizace plánuje čas,“ říká Tomáš Stohr z ESCARE.
Nemůžeme se spoléhat na vyřešení problémů, pokud nepočítáme s dostatečnými časovými kapacitami.
,,Znamená to mít pro optimalizaci procesů vyhrazený čas, jak ve standardních časech, jako jsou pravidelné schůzky, týmové porady apod., tak i stanovené projektové dny, kdy cíleně s vysokým nasazením ve formě workshopu optimalizujeme konkrétní proces za účasti vykonavatelů procesů,“ dodává Stoh a doplňuje:
,,Jako poslední klíčový problém vnímám chybějící průmyslové moderátory. Průmyslová moderace je řemeslo, jak vést workshop nebo zlepšovací aktivitu/projekt k cíli s využitím metod moderace v kombinaci s metodami analýzy či syntézy a často i bez detailní znalosti řešené problematiky. Dobrý moderátor je schopný ušetřit cenný čas, zproduktivnit práci týmu, zlepšit výsledky a tím zeefektivnit samotný proces optimalizace. Průmyslový moderátoři nám, ale často chybí. Buď vůbec v podniku nejsou nebo nejsou dostatečně trénovaní a zkušení a nebo jich není dost.“
Nyní si shrneme základní doporučení pro optimalizaci podle ESCARE:
- Zaměřte se na znalosti svých lidí. Pracovníci musí znát druhy plýtvání, být schopni jednoduše změřit práci, vyhodnotit přidanou hodnotu v procesu a změřit výstupy své práce.
- Naplánujte si na optimalizaci standardní čas. Naplánujte si pravidelné workshopy určené k optimalizaci. Vyčleňte každému pracovníkovi čas, kdy se má věnovat optimalizaci.
- Vytrénujte si své průmyslové moderátory. Využívejte průmyslového moderátora při workshopech a zlepšovacích aktivitách.
- Udělejte z optimalizace procesu něco normálního, na co jsou pracovníci zvyklí a čeho se pravidelně účastní.
Optimalizace je skvělou příležitostí k celoživotnímu vzdělávání a je to práce s lidmi a o lidech!
Zdroj: http://www.escare.cz/blog/zkusenosti-optimalizaci-procesu/
