automatizace emailu

Proč bychom měli začít automatizovat opakující se úlohy

Otevřít, prohledat, seřadit, vybrat, odeslat. A znova… Také vám to připadá povědomé? Podle studie McKinsey je 28 % průměrné pracovní doby stráveno odepisováním na emaily. Dalších 19 % padne na vyhledávání informací a 14 % na komunikaci a spolupráci. Zbývá tedy poměrně skromných 39 % na vykonávání skutečné specifické aktivity konkrétního zaměstnance. A to není mnoho.

Například sestavování pravidelných reportů. Je potřeba vytáhnout potřebná data z různých platforem, sestavit je do potřebné struktury, případně přidat zhodnocení stavu a vývojových trendů. Následuje předání adresátům v konkrétní podobě a čase. Tato práce je rutinní, opakující se a vykazuje rysy standardizace. A protože i tato práce je důležitá, možná by bylo na místě zamyslet se nad vhodnou formou automatizace.

Cílem automatizace není jen snaha uvolnit ruce kvalifikovaným zaměstnancům pro odbornou kreativní činnost, ale také záměr zvýšit spolehlivost a minimalizovat riziko lidské chyby. Jedná se tedy o způsob, jak dosahovat vyšší efektivity procesů.

Kde má automatizace největší potenciál?

Emaily

Emaily patří k nejjednodušeji automatizovaným úlohám, které mají dopad na celkovou produktivitu zaměstnanců. Na základě filtrů je možné rozčlenit schránku podle priorit a rychleji rozhodovat, co je třeba vyřešit hned a co snese odklad.

Sběr a zpracování dat

S využíváním nástrojů například pro vizualizaci a porovnávání dat je možné získat mnohem lepší přehled o celkové situaci a jejím vývoji. Řada těchto nástrojů je schopna komunikovat s CRM, tabulkovými procesory nebo databázovým systémem.

Automatické systému pro podporu marketingu a managementu

Spolu s rozvojem umělé inteligence začínají být tyto nástroje využívány pro podporu rozhodování. Umožňují rychlejší, přesnější a inteligentnější kroky založené na komplexních sadách dat s vyloučením lidských selhání. Přesah těchto technologií se projevuje i v zákaznickém servisu. Zaměstnanci zákaznické podpory mohou s prostředky umělé inteligence navrhovat řešení konkrétním požadavkům přímo na míru.

Nejen z uvedených příkladů vyplývá, že automatizace se stává integrální součástí podnikání a nahází své místo ve stále větším počtu podnikových procesů.

Zdroj článku: https://www.entrepreneur.com

Autor příspěvku: Liběna